ИИ для тендеров: отбор закупок, разбор документации и заявка

Почему тендерный отдел читает рынок по диагонали

По 44-ФЗ и 223-ФЗ ежедневно публикуются тысячи закупок, и по формальным признакам под профиль средней компании подходит несколько десятков в неделю. За каждой стоит комплект документов на 80–150 страниц: извещение, техническое задание, проект контракта, формы и приложения. Внимательно прочитать такой комплект стоит 2–3 часа работы специалиста.

При потоке в 40 закупок в неделю на полное чтение нужно больше 100 часов, а в отделе два человека. Поэтому целиком читают несколько комплектов, остальные оценивают по названию, цене и сроку подачи. Решение получается по ощущению, и оно ошибается в обе стороны: подходящую закупку пропускают, а в неподходящую заходят.

Пропущенная закупка не оставляет следа. О ней узнают из реестра контрактов через месяц, когда её уже исполняет конкурент, и в отчёте отдела эта потеря нигде не значится. Ошибка второго рода заметнее и дороже. Заявку собирали неделю, внесли обеспечение, а на сороковой странице техзадания было требование к опыту, которого у компании нет.

Какие задачи ИИ закрывает в работе с закупками

ИИ-агент отличается от чат-бота тем, что не отвечает на вопросы, а выполняет цепочку действий: находит, скачивает, читает, сравнивает и записывает результат. В тендерной работе таких цепочек четыре, и они идут одна за другой. Подробнее о том, чем агент отличается от бота, мы рассказываем на странице про ИИ-агентов.

Мониторинг. Агент проверяет ЕИС и электронные площадки, на которых вы работаете, включая коммерческие торги. Отбор идёт по вашим критериям: коды ОКПД2, регионы поставки, диапазон начальной цены, потолок обеспечения, тип процедуры. В сводку попадают 100% закупок по вашим критериям, каждая в день публикации и с запасом по сроку подачи.

Отбор по стоп-факторам. Для прошедших первый фильтр агент проверяет условия, которые компания заранее назвала невыполнимыми. Это требование к опыту по конкретному коду, сроки поставки короче производственного цикла, отсутствие аванса при закупке сырья, штрафы, при которых контракт уходит в минус. Отсеянные закупки остаются в сводке с указанием причины, чтобы человек мог перепроверить.

Черновик заявки и календарь. По закупкам, где принято решение участвовать, агент собирает заявку из ваших шаблонов: реквизиты, справки, формы под конкретную процедуру, чек-лист документов. Отдельно он ведёт календарь: окончание подачи, срок запроса разъяснений, дата подведения итогов, срок подписания контракта. Напоминания уходят ответственному за два дня и за день.

Как ИИ читает документацию и что выписывает?

Анализ тендеров с помощью ИИ начинается с того, что агент получает комплект целиком и выписывает в карточку то, что специалист ищет глазами. Это предмет и объём поставки, начальная цена, размер и форма обеспечения, требования к участнику, график поставки, порядок оплаты, санкции за просрочку. Каждый пункт сопровождается ссылкой на место в документе, поэтому спорное проверяется за минуту.

Однозначные данные, такие как даты, суммы, коды и размеры штрафов, извлекаются надёжно. Расплывчатые формулировки техзадания агент помечает как спорные и оставляет человеку, а не выбирает трактовку сам. Отдельно он отмечает признаки закупки, написанной под конкретного поставщика: уникальные характеристики без «или эквивалент», нереальные сроки, странные требования к опыту.

Первые две недели после запуска специалист работает параллельно с агентом и отмечает расхождения. Обычно они возникают там, где требование сформулировано неаккуратно, и их дописывают в правила. Похожим образом устроена и проверка договоров с помощью ИИ: машина находит и подсвечивает, человек решает.

Можно ли доверить ИИ решение об участии?

Нет. Исход торгов зависит от цены, состава участников и поведения заказчика. Решение о подаче заявки связано с загрузкой производства, деньгами на обеспечение и аппетитом к риску. Агент готовит основание для решения: выписанные условия, риски и причины отсева. Кнопку «участвуем» нажимает человек.

Такая граница защищает и от ошибок машины. Если агент пропустил требование в техзадании, специалист увидит это в карточке до подачи, а не после отклонения. Если агент отсеял закупку зря, причина отсева записана, и её можно оспорить одним кликом.

Сколько времени и контрактов возвращает ИИ: расчёт-пример

Посчитаем на условном поставщике оборудования. Все числа ниже являются допущениями, а не результатом конкретной компании. По формальным признакам компании подходит 160 закупок в месяц. Отдел из двух специалистов читает целиком 40 из 160 комплектов, тратя на каждый 2,5 часа, итого 100 часов. Остальные 120 закупок оцениваются по названию и цене.

Из прочитанного отдел подаёт 20 заявок в месяц. Из них 5 отклоняют по формальным требованиям, которые не заметили при подготовке. Среди 15 допущенных побеждает каждая пятая, это 20% и 3 контракта. При среднем контракте 1 200 000 ₽ выручка составляет 3 600 000 ₽ в месяц.

С ИИ-агентом карточки готовы по всем 160 из 160 закупок, а чтение сводки занимает 10 минут на закупку, итого 27 часов. После отсева по стоп-факторам в работе остаётся 50 закупок, и отдел подаёт 30 заявок, потому что готовит их не за два дня до срока. По формальным требованиям отклоняется 1 заявка, допущено 29. При той же доле побед 20% это 6 контрактов и 7 200 000 ₽ выручки. Разница составляет +3 контракта в месяц, или 3 600 000 ₽.

Победа в торгах от ИИ не зависит, поэтому доля побед в расчёте намеренно оставлена прежней. Выручка растёт за счёт двух вещей: отдел разбирает все подходящие закупки, а не каждую четвёртую, и перестаёт терять допущенные заявки на формальностях.

Как проходит внедрение?

Начинают с мониторинга и разбора документации: этот участок даёт эффект сразу и не требует менять привычные шаблоны заявок. Сборку заявок и календарь подключают следом. Первый участок обычно запускается за 3–5 недель, из которых половина уходит на формулировку критериев и стоп-факторов, а не на технику.

Самый полезный побочный эффект внедрения проявляется на первом шаге. Чтобы объяснить агенту, что компании подходит, руководителю приходится впервые записать это на бумаге: какие регионы, какие сроки, какое обеспечение. У многих отделов таких правил нет, и решение каждый раз принимается заново.

Данные компании остаются закрытыми. Документация закупок в основном публична, а вот стоп-факторы, себестоимость и история решений составляют коммерческую тайну. Агент разворачивается с разграничением доступов, а при необходимости в контуре компании. Строительным подрядчикам, которые тоже ходят в закупки, пригодится соседний разбор про ИИ в строительстве.

С чего начать тендерному отделу

Проведите ревизию за прошлый квартал. Выгрузите из реестра контрактов закупки по вашим кодам ОКПД2 и регионам, которые выиграли конкуренты, и отметьте те, о которых отдел не знал. Затем посчитайте, сколько заявок отклонили по формальным причинам. Эти два числа покажут, сколько на самом деле стоит чтение по диагонали.

• Запишите стоп-факторы компании: регионы, сроки, обеспечение, требования к опыту. Без них ИИ для тендеров не на что опереться.
• Соберите шаблоны заявок и справок в одном месте, из них потом собираются черновики.
• Назначьте ответственного, который первые две недели будет сверять карточки агента с документами.

Частые вопросы